| Élément | Informations |
|---|---|
| Client | Cap’s Conseil |
| Activité | Conseil en restauration collective |
| Localisation | Hasnon, dans le Valenciennois |
| Projet | Site vitrine WordPress et application web Laravel |
| Public | Professionnels de la restauration collective, acheteurs publics |
| Interventions | Cadrage • arborescence • UX • site WordPress • gestion documentaire • développement Laravel • extranet métier |
| Mise en ligne | Fin 2022 |
Accès rapide :
Cap’s Conseil accompagne des professionnels de la restauration collective depuis Hasnon. Le premier besoin concernait la création d’un site capable de présenter clairement l’activité, les prestations et les sujets techniques ou réglementaires abordés dans le cadre des missions.
Mais les échanges menés pendant le cadrage ont rapidement fait apparaître un autre sujet. Cap’s manipulait de nombreux rapports et documents de travail, dont des PDF parfois volumineux, échangés principalement par email.
Le site vitrine répondait au besoin de communication. La gestion de ces documents relevait déjà d’un autre usage.
Pourquoi le besoin a-t-il dépassé le simple site vitrine ?
Le site WordPress devait avant tout rendre l’activité de Cap’s Conseil compréhensible et permettre aux contenus d’évoluer facilement. Il n’avait pas vocation à devenir un espace de stockage ou de gestion des échanges avec les clients.
Éole Digital a travaillé sur l’organisation des contenus, l’arborescence et l’expérience utilisateur afin de construire cette partie publique du projet.
En parallèle, le volume de documents évoqué pendant les réunions de cadrage posait une question plus opérationnelle : comment classer les rapports et fichiers de travail sans continuer à les disperser dans les boîtes mail ?
Il devenait utile de distinguer deux fonctions :
• le site WordPress pour présenter Cap’s Conseil,
• une application dédiée pour organiser les documents liés aux missions.
Cette séparation a constitué le point de départ de l’application Laravel.
Pourquoi commencer par une gestion documentaire simple ?
Cap’s Conseil démarrait son activité. L’organisation documentaire devait encore se préciser avec les premières missions et il aurait été difficile de définir immédiatement toutes les fonctions d’un futur extranet.
Nous avons donc proposé de commencer par le problème déjà visible : organiser correctement les documents.
La première application Laravel a été conçue pour centraliser les fichiers dans une interface structurée. Elle permettait notamment de les classer par type, de les retrouver à l’aide de filtres et de gérer des répertoires privés.
Lorsque le volume d’échanges le justifiait, certains de ces espaces pouvaient également être ouverts aux clients concernés.
Cette première étape répondait à un besoin concret sans essayer de prévoir à l’avance une organisation métier qui n’était pas encore stabilisée.
Comment les espaces clients ont-ils fait évoluer l’application ?
La mise en ordre des documents a rendu leur organisation plus lisible. Elle a également montré l’intérêt de ne plus limiter certains échanges à l’envoi de pièces jointes.
Les clients disposant d’un espace privé pouvaient consulter et télécharger les documents mis à leur disposition.
Une fonction supplémentaire est apparue dans un second temps : leur permettre de déposer eux-mêmes des fichiers à destination de Cap’s Conseil.
L’espace ne servait donc plus uniquement à mettre des documents à disposition. Il devenait un point d’échange entre Cap’s et ses clients.
Des notifications ont également été intégrées pour signaler les nouvelles interventions dans l’espace client, principalement les dépôts de documents. Elles restent gérables afin de ne pas générer systématiquement une alerte lorsqu’elle n’apporte rien.
Deux profils, administrateur et utilisateur, permettent enfin de distinguer les niveaux d’accès à l’application.
À quel moment la gestion documentaire devient-elle un extranet métier ?
Le changement ne vient pas d’une nouvelle appellation donnée à l’application. Il vient de l’évolution de son usage.
Au départ, l’objectif était de classer, retrouver et partager des documents.
Avec l’ouverture des espaces privés puis la possibilité donnée aux clients d’y déposer leurs propres fichiers, l’application est progressivement devenue un environnement utilisé dans la relation entre Cap’s Conseil et ses clients.
La logique avait changé :
gestion des documents → accès client → échanges dans l’espace privé.
C’est cette évolution qui a fait passer la première solution documentaire vers un extranet métier.
Elle n’avait pas besoin d’être entièrement dessinée dès le début du projet. Les premières fonctions ont d’abord permis à Cap’s de mieux structurer son organisation ; les usages suivants sont devenus plus faciles à identifier une fois cette base en place.
Pourquoi avoir conservé WordPress et Laravel séparés ?
Les deux outils répondent à des usages différents.
| Site WordPress | Application Laravel |
|---|---|
| Présenter Cap’s Conseil | Centraliser les documents |
| Expliquer les prestations | Classer les fichiers |
| Publier les contenus du site | Gérer les espaces privés |
| Accompagner la prise de contact | Permettre les dépôts et échanges |
| Faire évoluer la communication publique | Porter les fonctions métier |
Faire porter l’ensemble de ces fonctions au site WordPress aurait mélangé la communication publique avec des opérations privées propres aux missions.
Le choix a donc été de conserver deux outils complémentaires plutôt que de demander au site vitrine de tout gérer.
WordPress reste centré sur la présentation de l’activité. Laravel porte les fonctions documentaires, les accès utilisateurs et les échanges qui nécessitent une interface dédiée.
Quels besoins ont trouvé une réponse dans le projet ?
| Besoin identifié | Réponse apportée |
|---|---|
| Présenter l’activité de Cap’s Conseil | Site vitrine WordPress |
| Organiser une masse documentaire importante | Application Laravel dédiée |
| Classer les fichiers | Organisation par types de documents |
| Retrouver les documents | Filtres de recherche |
| Partager certains contenus avec les clients | Espaces privés |
| Permettre aux clients de transmettre leurs fichiers | Dépôt de documents dans leur espace |
| Signaler les nouveaux échanges utiles | Notifications gérables |
| Séparer communication et fonctions métier | WordPress public + application Laravel |
Que permet aujourd’hui le dispositif ?
Le projet permet aujourd’hui de conserver une séparation claire entre la présence publique de Cap’s Conseil et les échanges documentaires liés aux missions.
L’application permet notamment :
• de centraliser et classer les documents,
• de retrouver les fichiers à l’aide de filtres,
• d’ouvrir des espaces privés aux clients,
• de leur permettre de consulter et télécharger les documents,
• de leur permettre également d’en déposer,
• de gérer les notifications liées aux nouveaux échanges,
• de distinguer les accès administrateur et utilisateur.
Il ne s’agit donc plus uniquement d’un espace de stockage. L’application est devenue un support aux échanges documentaires entre Cap’s Conseil et ses clients.
Ce que ce projet illustre pour Éole Digital
Le projet Cap’s Conseil n’a pas commencé par la définition d’un extranet complet.
Le besoin documentaire est apparu pendant le cadrage du site. Une première application a permis de structurer les fichiers et les accès, puis son utilisation a fait apparaître de nouveaux usages : consultation par les clients, espaces privés, dépôts de documents et notifications.
L’intérêt du développement progressif est précisément là : résoudre d’abord un besoin suffisamment compris, puis ajouter des fonctions lorsqu’elles trouvent une utilité réelle dans le fonctionnement de l’entreprise.
Dans le cas de Cap’s Conseil, cette progression a transformé une première solution de gestion documentaire en un véritable espace d’échange avec les clients.
Quelles expertises Éole Digital se croisent sur ce projet ?
Gestion documentaire sur mesure
La première étape a consisté à centraliser, classer et retrouver plus facilement les rapports et fichiers liés aux missions de Cap’s Conseil.
Extranet métier
L’ouverture d’espaces privés puis la possibilité donnée aux clients de consulter, télécharger et déposer leurs propres documents ont progressivement élargi le rôle de l’application.
Une application web développée pour une entreprise du Valenciennois
Cap’s Conseil est implanté à Hasnon, entre Valenciennes et la Pévèle.
Cette réalisation fait partie des projets que nous accompagnons dans le Valenciennois, tout en répondant à une problématique que l’on retrouve bien au-delà du territoire : séparer la présence publique d’une entreprise des outils privés nécessaires à son fonctionnement et à ses échanges clients.
Votre besoin dépasse-t-il les fonctions d’un site classique ?
Documents échangés avec vos clients, espaces privés, dépôts de fichiers, notifications ou processus propres à votre activité : ces besoins ne nécessitent pas toujours de transformer votre site public en plateforme complexe.
Nous commençons par identifier ce qui doit réellement être organisé, partagé ou automatisé afin de déterminer si le besoin relève d’une gestion documentaire, d’un extranet ou d’une autre application métier.
Cadrer votre besoin d’application web